dilekçeler ya da resmi yazılar resmi evrak niteliğinde olan evraklardır. bu evraklar sonu gönderilen makama göre değişiklik gösterir. resmi yazıların sonu ise gönderilen makam üst bir makam isi arz edilerek sonlandırılır. yani gönderilen yazı siz den daha üst konumdan olan bir makama gidecekse gönderen sorumlu kişi arz ederek bitirerek yazıyı bitirmek zorundadır. daha sonra gönderilecek makam sizden daha bir alt makamlara gönderilecek ise rica ederek yazı bitirilir. öte yandan yazılan evrak sizle aynı makama gönderiliyorsa yazının sonu arz/rica ederim diye bitirilir. bunlara birer örnek verirsek konu daha iyi anlaşılır diye düşünüyorum. örneğin bir muhtarı düşünün. muhtar o ilin valiliğine bir dilekçe yada resmi bir yazı yazıp gönderecektir. yazıda meramını anlattıktan sonra muhtar olan kişiyi yazıyı valiliğe göndereceğinden dolayı vede valilik muhtarlıktan daha üst bir konumda olduğundan dolayı muhtar yazıyı arz ederek bitirmek zorundadır. yani muhtar alt makam, valilik üst makamdır. muhtarlık ancak valiliğe arz edebilir. daha sonra bir valilik düşünün. bu vali adıyla yazılmış bir yazıyı bir özel idareye gönderilecekse bu yazının sonu rica ederek bitirir. bir ilin en yüksek devlet dairesi olduğundan dolayı o ilde gönderdiği tüm yazıların altına rica ederek diğer dairelere gönderir. ama valilik yazıyı başka bir ilin valiliğine yazacaksa ancak yazı arz/rica şeklinde bitirilir. çünkü ikisi de aynı makamlardır. bir ülkenin en yüksek devlet dairesi cumhurbaşkanılığı dairesi ise bu kurum tüm makamlara rica ederek gönderir. muhtarlık ise en küçük devlet dairesi olarak kabul edersek burası da tüm dairelere arz ederek yazılarını bitirmek zorundadırlar. yazılar da şekil ve içerik bakımından doğru olmalıdır. meram en iyi şekilde anlatılmalıdır. gereksiz ayrıntılara girilmemelidir. tüm evraklarda tarih ve isimler mutlaka olmalıdır. imza ise unutulmamalıdır.
o makama gore degisiklik gosterir. arz ederim, rica ederim gibi biter.